「ペーパーレス化しないと…」と思いつつ、何から手をつければいいかわからない方は多いのではないでしょうか。特に2024年1月以降は、電子取引で受け取った請求書や領収書などをデータのまま保存する対応が必要になっており、多くの企業で実務対応が求められています。この記事では、ペーパーレス化の第一歩として請求書・領収書の電子保存の始め方を解説します。
電子帳簿保存法とは？ 押さえておきたい基本
電子帳簿保存法（電帳法）は、国税関係の帳簿書類を電子データで保存することを認める法律です。大きく分けて3つの区分があります。
電子帳簿等保存：会計ソフトで作成した帳簿・書類をデータのまま保存する方法です。
スキャナ保存：紙で受け取った請求書・領収書をスキャンして画像データで保存する方法です。
電子取引データ保存：メールやクラウドサービスで受け取った請求書・領収書などの電子データを、そのまま電子保存する方法です。この区分は2024年1月以降、猶予措置がなくなり対応が必須となっています。
まず対応すべきは「電子取引データ保存」
3つの区分のうち、義務化されている「電子取引データ保存」から優先して対応しましょう。これは、メールで受信した請求書PDFやクラウドサービスからダウンロードした領収書などを、紙に印刷して保存するのではなく、電子データのまま一定の要件を満たして保存することを求めるものです。
保存の要件として重要なのは以下の2点です。
検索機能の確保：取引年月日・取引金額・取引先で検索できるようにしておく必要があります。ファイル名に「20260401_33000_株式会社○○」のように記録する方法でも対応可能です。
改ざん防止措置：タイムスタンプの付与、訂正削除の履歴が確認できるシステムの利用、事務処理規程の備付けのいずれかで対応します。
自社でAIを活用した電帳法対応システムを構築してみた
「仕組みはわかったけど、実際の運用が大変そう」という声をよくいただきます。そこで弊社では、電帳法に対応したAIシステムを自社で構築・運用しています。
仕組みはシンプルで、PDFファイルを添付してチャットで送るだけ。あとはAIが自動で——
- 書類の種類を判別（請求書・領収書・注文書など）
- 取引先・金額・日付を読み取って仕分け
- 電帳法の要件を満たした形で保管
- データベースへ自動登録
登録後は、取引先名・日付・金額で即座に検索・集計できます。「あの請求書どこいった？」が起きない状態になりました。操作に必要なのは「PDFを送る」だけなので、経理担当者がITに詳しくなくても使える設計にしています。
この仕組みは弊社での実運用を経て、現在サービス化を検討中です。「うちでも使いたい」という方はお気軽にご相談ください。
紙の書類をスキャン保存する方法
電子取引データ保存の次に取り組みたいのが、紙で受け取った書類のスキャン保存です。こちらは義務ではなく任意ですが、対応することで紙の保管スペースの削減や書類検索の効率化が図れます。
スキャン保存の主な要件は以下のとおりです。
- 解像度200dpi以上でスキャン
- カラー画像での保存（一部書類はグレースケール可）
- タイムスタンプの付与（入力期間内に処理）
- 検索機能の確保
スマートフォンのカメラで撮影したデータでも、要件を満たせば認められます。専用アプリを活用すると、より簡単に対応できます。
ツール選びのポイント
ペーパーレス化を効率よく進めるためには、適切なツール選びが重要です。選定時のポイントをご紹介します。
電帳法対応を明示しているか：「JIIMA認証」を取得しているサービスであれば、保存要件への対応が確認されており安心です。
既存の業務フローに合うか：現在使っている会計ソフトや受発注システムと連携できるかどうかを確認しましょう。
操作が簡単か：ITに詳しくないスタッフも使えるシンプルな操作性は、定着の鍵になります。
コストは妥当か：従業員数や書類量に応じた適切な料金プランがあるかを比較しましょう。
まとめ
ペーパーレス化は、一度に完璧を目指す必要はありません。まずは義務化されている電子取引データ保存から対応し、余裕ができたらスキャン保存にも取り組むという段階的なアプローチがおすすめです。ファイル名のルールを決めるだけでも、立派な第一歩です。
株式会社アイ・エス・プライムでは、電子帳簿保存法への対応を含むDX支援を行っています。また、弊社が自社業務で実際に構築・運用しているAIを活用した電帳法対応システムのサービス化も進めています。「何から始めればいいかわからない」という段階でも、実体験をもとに業務に合わせた進め方をご提案します。
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