「求人を出しても応募が来ない」「ベテラン社員が退職して業務が回らない」──桐生市・太田市をはじめ、群馬県の中小企業で深刻化する人手不足。しかし、ITを上手に活用すれば、限られた人員でも業務を効率化し、人手不足の課題に対応できます。この記事では、地元の経営者に向けて、IT活用で人手不足に取り組む具体的な方法をご紹介します。
群馬県の人手不足の現状
群馬県でも製造業、建設業、サービス業を中心に人手不足感が強く、多くの中小企業で採用難が続いています。桐生市や太田市の中小企業では、「採用したくても人が来ない」「一人が辞めると業務が止まる」といった声が聞かれます。
特に太田市周辺の自動車関連産業や桐生市の繊維・機械加工業では、熟練技術者の高齢化と後継者不足が同時に進行しており、「属人化した業務をどう引き継ぐか」という問題が顕在化しています。少子高齢化の影響もあり、人手不足は今後さらに深刻化すると予想されています。「人を増やす」だけでは解決しにくい時代に、ITによる業務効率化は避けて通れないテーマです。
IT活用で削減できる業務例
どの業務をIT化すれば効果が高いか、代表的な例を以下の表にまとめました。
| 業務 | ツール・システム例 | 削減効果の目安 |
|---|---|---|
| 勤怠管理・給与計算 | クラウド勤怠管理システム | 月20〜40時間程度 |
| 受発注・在庫管理 | 受発注管理システム、在庫管理アプリ | 月30〜60時間程度 |
| 請求書作成・送付 | クラウド会計・請求書ソフト | 月10〜30時間程度 |
| データ集計・レポート作成 | RPA、BIツール | 月10〜20時間程度 |
| 社内情報共有・連絡 | ビジネスチャットツール | 会議・メール対応を大幅短縮 |
| 書類のファイリング・保管 | 文書管理システム、電子契約 | 検索・保管作業を大幅短縮 |
※削減効果は企業規模・業務量によって異なります。
ITで解決できること
業務自動化：毎日繰り返し行っている定型作業は、ITで自動化できる可能性があります。たとえば、請求書の作成・発送、データの集計・レポート作成、メールの定型返信などは、ツールやシステムで自動化することで、大きな工数削減につながります。
ペーパーレス化：紙の書類の作成・印刷・ファイリング・保管にかかる時間は、意外と大きなものです。文書管理のデジタル化や電子契約の導入により、書類業務にかかる時間を大幅に削減できます。2024年1月以降は電子取引で受け取った書類をデータのまま保存する対応が求められており、ペーパーレス化の追い風になっています。
リモートワーク環境の整備：すべての業務をリモート化する必要はありませんが、一部の業務をリモート対応可能にすることで、育児や介護を理由に離職していた人材の確保や、通勤困難な地域の人材の活用が期待できます。
省力化システムの導入：在庫管理、受発注管理、顧客管理など、手作業で行っている業務をシステム化することで、少ない人員でもミスなく業務を回せるようになります。受発注管理のIT化で作業時間を削減した事例は受発注管理IT化事例もご覧ください。
すぐに始められる具体的な導入例
クラウド勤怠管理：タイムカードや手書きの出勤簿をクラウド勤怠管理システムに置き換えることで、集計作業が自動化されます。スマートフォンからの打刻にも対応しており、外回りの多い業種にも最適です。月額数百円から利用できるサービスもあり、導入ハードルは低めです。
ビジネスチャットツール：社内の連絡手段が電話やメール中心の場合、SlackやMicrosoft Teams、LINE WORKSなどのチャットツールを導入することで、情報共有のスピードが格段に上がります。「言った言わない」のトラブルも減り、過去のやり取りを簡単に検索できるようになります。
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）：PCで行う定型作業を自動化するRPAは、近年急速に普及しています。たとえば、毎朝の売上データの集計、取引先への注文メールの送信、Excelへのデータ転記など、「人がやらなくてもいい作業」をロボットに任せることで、社員はより付加価値の高い業務に集中できます。
IT導入でよくある失敗
IT化を進める際、次のような失敗が起きやすいです。事前に把握しておくことで、スムーズな導入につながります。
現場の声を聞かずにツールを選ぶ
経営者や管理職が独断でツールを選定し、現場の担当者が使いにくさを感じるケースがあります。導入前に実際に使う社員の意見を取り入れ、操作性や業務フローとの適合性を確認することが大切です。
複数のツールを一度に入れすぎる
IT化を急ぐあまり、複数のシステムを同時に導入すると現場が混乱しやすくなります。「最も時間がかかっている業務」から1つずつIT化し、定着してから次のステップへ進む方が長続きします。
導入後のフォローを考えていない
システムを入れただけで運用が定着しないケースも少なくありません。導入後の操作研修、社内ルールの整備、問い合わせ対応のサポート体制まで含めて計画することが重要です。
補助金を活用しよう
IT導入にかかる費用は、補助金を活用することで抑えられる場合があります。中小企業が活用できる主な補助金制度は以下の通りです。
IT導入補助金：ITツールの導入費用の一部を補助する制度です。対象となるソフトウェアやサービスが幅広く、比較的申請しやすいのが特徴です。
ものづくり補助金：生産性向上のための設備投資やシステム開発を支援する制度です。製造業だけでなく、サービス業も対象になります。
小規模事業者持続化補助金：販路開拓やIT化に関する取り組みを支援する制度です。小規模な企業でも申請しやすい補助金です。
補助金の申請は手続きが複雑に感じられるかもしれませんが、IT企業や商工会議所に相談すればサポートを受けられます。群馬県内の商工会議所でも相談窓口を設けています。
地元IT企業に相談するメリット
IT導入を検討する際、大手のITベンダーに依頼するケースも多いですが、地元のIT企業に相談するメリットも大きいです。
- 地域の商習慣や業界事情を理解している
- 対面での打ち合わせがしやすく、細かなニュアンスが伝わりやすい
- 導入後のサポートやトラブル対応が迅速
- 中小企業の予算感に合った提案ができる
特に桐生市・太田市エリアでは、製造業・自動車関連産業を中心とした中小企業が集積しており、これらの企業の業務を理解した上でIT提案ができる地元パートナーの存在は貴重です。
よくある質問
Q：どの補助金が使えるか教えてもらえますか？
A：はい、現状の業務内容やIT化の目的をお聞きした上で、活用できる補助金をご案内します。IT導入補助金・ものづくり補助金・小規模事業者持続化補助金などが主な選択肢です。申請サポートについてもご相談ください。
Q：IT化の最初の一歩として何から始めればよいですか？
A：「一番時間がかかっている手作業」から着手するのがおすすめです。毎日の定型作業（集計、入力、印刷など）を洗い出し、そこをIT化するだけでも業務の負荷が変わってきます。まずは現状の業務フローをヒアリングしますので、お気軽にご相談ください。
Q：社員がITに不慣れでも大丈夫ですか？
A：はい、ITに不慣れな方でも使いやすいシステム・ツールを選定し、操作研修もあわせて対応しています。導入後の運用定着まで伴走するサポートを大切にしています。
Q：製造業でもITを活用できますか？
A：はい、製造業こそITとの親和性が高い場面が多くあります。受発注管理、在庫管理、品質記録のデジタル化、設備稼働管理（IoT）など、現場の課題に合わせた導入が可能です。桐生・太田の製造業への支援実績もございます。
Q：費用はどのくらいかかりますか？
A：ツールや対応範囲によって大きく異なります。クラウドツールは月額数百円から利用できるものもあり、補助金を活用することでコストをさらに抑えられるケースもあります。まずはご予算と課題をお聞きした上でご提案します。
Q：IT化にどのくらいの期間がかかりますか？
A：クラウドツールの導入であれば数日〜数週間で稼働できるものもあります。業務システムの開発・カスタマイズが必要な場合は、数ヶ月程度かかることもあります。段階的に導入する計画を立てれば、現場への負担を分散させることができます。
まとめ
人手不足は、桐生市・太田市をはじめとする群馬県の中小企業にとって無視できない課題ですが、ITを活用することで限られた人員でも業務を効率化し、生産性を向上させることができます。業務自動化、ペーパーレス化、クラウドツールの導入など、小さな一歩から始めてみましょう。補助金の活用も検討し、コストを抑えながらIT化を進めることが大切です。
株式会社アイ・エス・プライムは、群馬県桐生市を拠点に、中小企業のDX推進とIT活用を伴走型でサポートしています。「何から始めればいいかわからない」という段階からでも、お気軽にご相談ください。
AIを活用するとさらに効率化できること
人手不足対策としてのAI活用は、単純反復作業の自動化から始めるのが最も効果的です。受付・問い合わせ対応はAIチャットボットに任せ、人間はより高付加価値な業務に集中する。書類の入力・仕分けはAI-OCRとRPAで自動処理する。こうした取り組みで「1人分の業務を0.3人分に減らす」ことが、採用コストをかけずに人手不足を解消する現実的な方法です。群馬・桐生・太田エリアの製造業・物流業でも同様の導入事例が増えており、「AIで人を減らす」のではなく「AIで人が足りない状況を補う」という発想の転換が定着しつつあります。
