従業員の出退勤を紙のタイムカードや手書き集計で管理している中小企業は、いまだに少なくありません。一方で、時間外労働の上限規制や年5日の年次有給休暇の取得義務など、勤怠管理で確認すべきことは増えています。「法律に違反しているつもりはないが、正確に管理できているか自信がない」という経営者・総務担当者の方も多いのではないでしょうか。こうした管理を支える手段として広く使われているのが、クラウド型の勤怠管理システムです。
本記事では、中小企業がクラウド勤怠管理システムを選ぶ際に押さえておきたい5つのポイントと、法令対応・セキュリティ・料金の確認方法、導入の進め方を解説します。なお、システムを導入するだけで法令対応が完了するわけではありません。就業規則や36協定に合わせた設定と日々の運用が欠かせないため、判断に迷う点は社会保険労務士などの専門家にも相談しながら進めてください。
紙・Excelによる勤怠管理の限界
多くの中小企業で長年使われてきたのが、タイムカードや紙の出勤簿・Excelによる勤怠管理です。これらの方法には次のような課題があります。
集計の手間と入力ミス：タイムカードをもとに残業時間・有給残数・月間労働時間を手計算・手入力するのは、担当者にとって大きな負担です。入力ミスや計算違いが発生しやすく、給与計算との整合性確認にさらに工数がかかります。従業員数が増えるほど、この負担は大きくなります。
リアルタイム把握ができない：紙ベースの管理では、現時点での残業時間・有給残数を即座に確認できません。月末になってはじめて「今月は36協定の上限に近づいていた」と気づくケースも起こりがちです。月次集計が終わるまで実態が見えない状態は、法令遵守の観点からもリスクを抱えています。
テレワーク・多拠点対応が難しい：在宅勤務・フレックスタイム・サテライトオフィス勤務など、働き方は多様になっています。紙のタイムカードは出社を前提としているため、テレワークでは打刻・管理の仕組みを別に用意する必要があります。テレワーク時の労務管理については「テレワークで業務品質を落とさない仕組み」でも紹介しています。
クラウド勤怠管理システムへの移行は、こうした課題を解消するための有力な選択肢の一つです。以下では、選定時に確認したい5つのポイントを解説します。
ブラウザ・ICカード・生体認証・GPSから自社に合う方式を選び、実労働時間との照合方法も決める
打刻・申請・承認をスマホで行えるか。通信圏外時の扱いも実機で確認する
CSV・APIなど連携の方式と、連携できる項目・プランの制限を確認する
ベンダーの更新実績に加え、就業規則・36協定に合わせた設定と運用を確認する
初期設定支援・問い合わせ窓口と、初期費用・オプションを含めた総額
ポイント1：打刻方式と自社の勤務実態が合っているか
クラウド勤怠管理システムによって、対応している打刻方式は異なります。自社の勤務実態に合った方式が使えるかどうかを最初に確認しましょう。
PC・スマートフォンのブラウザ打刻：最もシンプルな方式で、インターネットに接続できる端末があれば場所を問わず打刻できます。テレワーク・外回り・多拠点勤務に対応しやすく、導入コストも抑えやすい方式です。ただし、本人以外が代わりに打刻する「なりすまし打刻」を防ぐ仕組みが弱い場合があるため、運用ルールや他の打刻方式との組み合わせを検討するとよいでしょう。
ICカード・指紋認証・顔認証：社員証や交通系ICカードをかざす方式や、指紋・顔で本人を確認する方式です。導入形態は、専用のタイムレコーダー端末を設置するもの、PCに読み取り機を接続するもの、タブレットのカメラを使うものなど、サービスと方式によって異なります。本人確認の精度を高めやすい一方、端末や読み取り機の費用がかかる場合があり、設置場所も必要になります。固定の職場に従業員が集まる製造業や小売業などで検討されることが多い方式です。
GPS打刻：スマートフォンの位置情報を使い、打刻した時点の端末の測位情報を記録する方式です。外出先での打刻が多い建設業・訪問介護・営業職などで使われています。ただし、位置情報には誤差があり、その場所で実際に業務を行ったことまで証明するものではありません。位置情報が個人と結びつく場合は、利用目的を明確にし、取得範囲・閲覧権限・保存期間を必要最小限にすることが重要です。勤務時間外の位置情報を取得しない設定になっているかも確認しましょう。
生体認証を使う場合の個人情報の扱い
顔や指紋などから本人認証用に抽出した特徴データは、その内容・要件によって個人情報保護法上の「個人識別符号」に該当します。個人情報保護委員会のガイドラインでは、顔や指紋・掌紋などの生体情報をデジタルデータに変換したもののうち、特定の個人を識別するに足りる基準に適合するものが個人識別符号とされています（個人情報保護委員会「よくある質問」のQ1-22・Q1-23もあわせて参照してください）。採用時には、利用目的の特定と通知・公表、安全管理措置、保存・削除の方法、従業員への説明、必要に応じた代替の打刻手段などを確認してください。
打刻時刻と実労働時間は一致するとは限らない
打刻時刻と実際の労働時間は、必ずしも一致しません。例えば、退勤打刻後に業務を続けた場合や打刻漏れが起きた場合は、打刻だけで実態を把握できません。厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、使用者が自ら現認するか、タイムカード・ICカード・PCの使用時間の記録などの客観的な記録を基礎として、始業・終業時刻を確認・記録することが原則とされています。自己申告による場合も、実態との乖離を確認し、必要に応じて補正する運用が求められます。
また、同ガイドラインでは、労働時間に当たるかどうかは就業規則などの定めではなく、使用者の指揮命令下に置かれていたかどうかで客観的に判断されるとしています。残業の事前申請・承認がなかったことだけを理由に、実際に業務に従事した時間を記録から除外するのは適切ではありません。打刻とPCの使用時間などを照合できるか、打刻を修正した理由と承認の履歴が残るかも、システム選定時に確認しておきましょう。
まず「自社の従業員がどこで・どのように働いているか」を整理し、その実態に合った打刻方式と、実労働時間との照合方法を提供しているシステムを選びましょう。
ポイント2：スマートフォン・モバイル対応の充実度
テレワークや外回り勤務がある職場では、スマートフォンからの打刻・申請・確認がスムーズにできるかどうかが重要な選定基準になります。
まず、専用アプリがあるか、ブラウザで使うWebアプリのみかを確認しましょう。専用アプリやWebアプリでは、製品・OS・ブラウザの仕様によって、打刻忘れを知らせる通知や、通信できないときの一時保存に対応する場合があります。通信圏外での打刻が正式な記録として扱われる条件、通信復帰後の同期、打刻に失敗したときの再送、記録が重複・競合したときの処理は、導入前に実機で確認してください。
次に、従業員がスマートフォンから残業申請・休暇申請・シフト確認を行えるかを確認します。管理者側の承認もスマートフォンからできれば、担当者がオフィスにいなくても承認フローが止まりにくくなります。
また、iOSとAndroidの両方に対応しているか、古いOSバージョンのサポート状況も確認が必要です。従業員の私物スマートフォンを使う場合は、端末の条件や、アプリが取得する情報について事前に説明しておくと、現場の不安や不満を減らせます。
ポイント3：給与計算ソフトや人事システムとの連携
勤怠管理システムと給与計算ソフトが連携していないと、毎月の給与計算のたびにデータを手動で書き出し・加工・取り込む作業が発生します。これは担当者の工数増大と入力ミスのリスクにつながります。
勤怠データの連携先として、弥生給与、freee人事労務、マネーフォワード クラウド給与、KING OF TIME 給与などのサービスとの対応状況を確認します。CSVによるファイル連携、APIによるデータ連携、連携可能な項目、契約プランによる制限が異なるため、実際の勤怠・給与計算フローで検証してください。SaaS同士の連携方式の違いについては「SaaS連携・iPaaSの選び方」でも解説しています。
社会保険や雇用保険などの手続きを電子化する場合は、e-Gov電子申請に対応しているか、顧問社会保険労務士とのデータの受け渡しができるかを確認します。e-Govは行政手続きをオンラインで行うための政府の窓口で、社会保険労務士専用の労務管理ソフトではありません。
ポイント4：法改正への対応状況と自社設定の確認
労働関連の法令は改正が続いています。例えば、時間外労働の上限規制は大企業では2019年4月、中小企業では2020年4月から適用されました。また、2023年4月からは中小企業でも、月60時間を超える時間外労働の割増賃金率が50%以上になっています。
クラウド勤怠管理システムでは、法改正に対応する機能更新がベンダーから提供される場合があります。ただし、サービスの更新だけで自社の法令対応が完了するわけではありません。就業規則・36協定・勤務形態・割増賃金・休暇制度に合わせた設定変更と運用確認が必要です。ベンダーの対応履歴、告知方法、更新後に管理者側で必要な作業を確認しましょう。
法令対応の観点で確認したい機能
36協定の上限が近づいたときのアラート機能は便利ですが、それだけで法令対応が完了するわけではありません。選定時には、次の観点で自社の制度に合うかを確認してください。
| 選定項目 | 確認の観点 |
|---|---|
| 労働時間の適正把握 | 打刻とPC使用時間などの照合ができるか。打刻を修正した理由と承認の履歴が残るか |
| 36協定 | 原則の上限（月45時間・年360時間）と特別条項の上限を判定できるか。休日労働を含めた月100時間未満・2〜6か月平均80時間以内の集計や、月45時間超の月数（年6か月まで）を管理できるか |
| 年次有給休暇 | 年10日以上付与される労働者の年5日取得を管理できるか。基準日・取得履歴・未取得者へのアラートに対応しているか |
| 休憩・休日・深夜 | 労働時間が6時間を超える場合45分以上、8時間を超える場合1時間以上の休憩を管理できるか。法定休日と所定休日の区別、深夜労働・割増賃金の集計ができるか |
| 勤務制度 | フレックスタイム制、変形労働時間制、交替勤務、日をまたぐ勤務に対応しているか |
| 記録・保存 | 修正前後の履歴、出力・検索ができるか。解約後のデータの扱いと、保存期間に合わせた保管方法を決められるか |
時間外労働の上限は、原則として月45時間・年360時間です。臨時的な特別の事情があって労使が合意する場合（特別条項）でも、年720時間以内、休日労働を含めて月100時間未満、休日労働を含めて2〜6か月の平均がいずれも80時間以内とし、月45時間を超えられるのは年6か月までとされています（厚生労働省「時間外労働の上限規制」）。建設業、自動車運転の業務、医師などは2024年4月から上限規制が適用されていますが、一般の業種とは異なる特例があります（厚生労働省「建設業・ドライバー・医師等の時間外労働の上限規制」）。該当する業種では、特例に対応した設定ができるかを確認してください。
年5日の年次有給休暇の取得義務は、法定の年次有給休暇が10日以上付与される労働者が対象で、時間単位で取得した年休はこの5日に含まれません（厚生労働省）。休憩・休日の基本的なルールは厚生労働省「労働時間・休日」で確認できます。
出勤簿などの労働関係書類の保存期間は、法律上は5年とされていますが、経過措置として当分の間は3年とされています（厚生労働省「スタートアップ労働条件」）。退職金の時効などとの関係で3年を超えて保管が必要になる場合もあるため、システム内の保存期間と、解約時のデータ出力の方法を確認しておきましょう。
適用除外や例外を含め、自社がどのルールの対象になるかの判断に迷う場合は、労働基準監督署や社会保険労務士に確認してください。
ポイント5：サポート体制と導入支援の充実度
どんなに優れたシステムでも、導入・運用に詰まったときに相談できるサポートがなければ、現場に定着しません。特に中小企業では、IT専任担当者がいないケースも多く、初期設定・従業員への展開・トラブル対応を総務・経理担当者が兼任で行う場面が多くあります。
サポート体制として確認したい点は次のとおりです。電話・メール・チャットなど複数の問い合わせ窓口があるか、対応時間（平日日中のみか、夜間・土日も対応しているか）を確認しましょう。初期設定支援・導入マニュアル・動画などの教育コンテンツが充実しているかどうかも重要です。設定でつまずいたまま導入が止まる事態を防ぐために、初期導入の段階でどこまで支援を受けられるかを確認しておくことをおすすめします。
また、月額料金に加えて初期費用・端末費用・オプション費用が積み上がり、想定以上のコストになるケースがあります。費用の見方は次の章で整理します。
料金の見方と比較方法
クラウド勤怠管理システムの料金は、「1ユーザーあたりの月額」だけでは比較できません。見積もりを取る際は、次の費用項目がそれぞれ含まれているかを確認し、年間の総額で比べましょう。
| 費用項目 | 確認すること |
|---|---|
| 初期費用 | 初期費用の有無と金額、初期設定の代行が含まれるか |
| 月額料金 | 1ユーザーあたりの単価、最低利用人数や最低料金の有無、退職者・休職者が課金対象になるか |
| 打刻端末 | ICカードリーダー・生体認証端末・タブレットなどの購入費やレンタル費 |
| オプション | 追加拠点、シフト管理、工数管理、給与計算などの機能が別料金か |
| 連携 | API連携や給与計算ソフトとの連携にかかる費用、上位プランが必要か |
| サポート・移行 | 問い合わせサポート、初期設定代行、既存データの移行が有料か |
| 契約・解約 | 契約期間の縛り、解約時のデータ出力の方法と期限、解約後の保管 |
料金や機能は改定されることがあるため、各サービスの公式サイトで最新の条件と確認日を記録しておくと、候補を比較しやすくなります。
クラウド勤怠管理システムのセキュリティと個人情報保護
勤怠データには、氏名や勤務時間に加えて、位置情報や生体認証の情報が含まれることがあります。クラウドサービスだから必ず安全というわけではなく、サービス側の対策と自社の設定・運用の両方が必要です。選定時と導入後に、次の点を確認しましょう。
- 管理者アカウントの保護：管理者の多要素認証（MFA）に対応しているか。退職・異動時にアカウントの停止や権限変更をすぐに行えるか
- 権限の分離：従業員・管理者・拠点長・社会保険労務士などで、閲覧・編集できる範囲を分けられるか
- 位置情報・生体情報の扱い：GPSや顔・指紋の情報について、利用目的・必要性・保存期間・削除の方法を決められるか
- 事業者の安全管理：通信の暗号化、データの保管場所、事業者の安全管理体制、委託先での取り扱いが公開されているか
- 操作の履歴：打刻データの修正・削除について、誰が・いつ・どの内容を変更したかの履歴が残るか
- 障害時の対応：サービス停止や通信障害のときの代替の打刻方法、復旧後の再同期と整合性の確認方法があるか
- 解約・乗り換え時のデータ：CSVなどでデータを出力して移行できるか。保存が必要な期間の記録をどう保管するか
ISMSなどの認証を取得しているかは判断材料の一つになりますが、それだけで安全が保証されるわけではありません。IPAの「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」に付録7として掲載されている「中小企業のためのクラウドサービス安全利用の手引き」には、サービス選定時や利用開始後に確認するためのチェックシートがまとめられています。取引先からセキュリティ対策について質問された場合の準備は「取引先からセキュリティチェックシートを求められたら？」も参考にしてください。
導入の進め方と導入前チェック
クラウド勤怠管理システムは、いきなり全社に展開するのではなく、次の順に進めると設定漏れや給与計算の誤りを防ぎやすくなります。
- 勤務制度の棚卸し：雇用形態、勤務パターン、締め日・支払日、休暇の種類などを一覧にする
- 就業規則・36協定との照合：システムに設定する内容が就業規則・36協定と一致しているかを確認する
- 候補の比較：5つのポイントと料金・セキュリティの観点で候補を絞る
- 試験運用：一部の部署や拠点で、実際の勤務に合わせて試す
- 打刻と給与計算の突合：従来の方法と並行して集計し、結果が一致するかを確かめる
- 全社展開：従業員向けの説明と操作マニュアルを用意して展開する
- 運用改善：打刻漏れや修正の多い箇所を見直し、設定や運用ルールを調整する
試験運用では、締め日・支払日、日をまたぐシフト、休憩の自動控除、休日・深夜の割増、打刻漏れ時の修正の流れ、給与計算ソフトへのCSV出力などを、実際のデータで検証してください。
導入効果の測り方
導入の効果は、自社の導入前後の実測値で確かめます。導入前から次のような値を記録しておくと、比較しやすくなります。
- 月次の勤怠集計にかかる時間
- 打刻の修正・差し戻しの件数
- 給与計算での再確認・手戻りの件数
- 有給休暇の取得状況の管理漏れ
- 初期費用・年間の運用費用・社内のサポート工数
AIで勤怠管理を支援する方法と注意点
勤怠データがデジタル化されると、AIを使って管理業務の一部を支援できるようになります。ただし、AIの出力はあくまで候補であり、最終的な判断と承認は人が行います。
シフト作成の支援：法定労働時間や休憩、必要な人数、資格・スキル、本人の希望などの条件をもとに、シフトの候補を作る機能があります。手作業のシフト作成にかかる時間を減らせる可能性がありますが、候補が法令や就業規則、現場の事情に合っているかを管理者が確認して承認する必要があります。
異常の検知：長時間労働の継続、打刻漏れ、勤務と勤務の間隔が短い日などを、確認が必要な候補として抽出する機能があります。管理者が早めに状況を確認するきっかけになりますが、従業員の健康状態を診断したり、疾病のリスクを判定したりするものではありません。必要に応じて産業医などにつなぐ運用を決めておきましょう。
人件費・必要人員の予測：過去の勤怠データから、残業時間や必要な人員を予測する機能もあります。予測の精度は、過去の実績の量や季節性、労働条件の変化などに左右されるため、計画づくりの参考値として扱ってください。
AIの処理対象に従業員の情報が含まれる場合は、個人情報の取り扱いや社内の運用ルールに沿って、利用目的と扱うデータの範囲を決めてから使いましょう。
まとめ
クラウド勤怠管理システムを選ぶ際は、①自社の勤務実態に合った打刻方式、②スマートフォン・モバイルの使いやすさ、③給与計算ソフトとの連携、④法改正への対応状況と自社設定の確認、⑤サポート体制と費用の総額、の5つを確認しましょう。あわせて、セキュリティと個人情報の扱い、料金の総額、試験運用での給与計算との突合も欠かせません。
システムは正確な勤怠管理を支える道具であり、導入しただけで法令対応が完了するわけではありません。就業規則・36協定に合わせた設定と日々の運用を整え、導入前後の数値で効果を確かめながら、必要に応じてAIによる支援の活用も検討していくのが現実的です。
株式会社アイ・エス・プライムでは、業務フローの可視化・課題整理などの業務改善・DXのご相談や、勤怠データと社内システムの連携などの業務システム開発を承っています。「何から始めればよいか分からない」という段階からお気軽にご相談ください。
