飲食業やサービス業のシフト管理は、製造業や事務職と比べて特有の複雑さがあります。アルバイト・パートを中心とした多様な雇用形態、週ごとに変わる希望休、急な欠員対応、繁閑差の激しい時間帯ごとの人員調整……。「シフト表を作るだけで毎週数時間かかる」という店長・スーパーバイザーは少なくありません。本記事では、飲食店・多店舗事業者で一般的に生じるシフト管理の課題をもとに、シフト管理システムでできること、導入の進め方、費用の考え方、効果を試算する方法を解説します。
この記事について
本記事は、株式会社アイ・エス・プライムに実際にお寄せいただいたシフト管理まわりのご相談（美容室チェーンでのシフト・本部報告・業務日報を統合管理するアプリ開発のご相談、ラーメンチェーンでのアルバイト・パートのシフト管理や店舗間連絡の仕組みづくりのご相談など）をふまえ、飲食店・多店舗事業者で一般的に生じやすい課題と検討の進め方を解説したものです。特定企業の導入事例ではないため、「導入して何時間削減できた」といった効果の数値は記載していません。削減できる時間や費用は、店舗数・スタッフ数・現在の運用方法・導入製品・連携範囲によってまったく異なり、他社の数値を当てはめても判断材料にならないためです。本記事では代わりに、自社の現状を測る方法と、そこから効果を試算する計算式をご紹介します。
この記事でわかること
- 飲食店のシフト管理が複雑になる理由
- シフト管理システムでできること
- システム化する業務範囲の決め方
- システム導入費用の考え方
- 効果測定に使うKPIと、その測り方
- SaaSと独自開発の違い
- シフト管理システムの選び方
- 労務管理上の注意点
- 導入で失敗しやすいポイント
飲食店のシフト管理が複雑になりやすい理由
飲食店・サービス業のシフト管理は、なぜこれほど手間がかかるのでしょうか。まずは複雑になりやすい代表的な要因を整理します。
アルバイト・パートの希望を集める必要がある
正社員中心の職場と異なり、飲食店の多くはアルバイト・パートが戦力の中心です。一人ひとり働ける曜日・時間帯が異なるため、希望シフトを個別に収集し、全体のバランスを見ながら調整する作業が発生します。LINEや紙、口頭で希望を集めていると、集約や転記に時間がかかりやすくなります。
曜日・時間帯による繁閑差が大きい
飲食店は曜日・時間帯によって来店数が大きく変動します。ランチとディナー、平日と週末で必要な人員数が異なるため、一律のシフトパターンでは対応しにくく、時間帯ごとの必要人員を見積もる作業が欠かせません。
スキルやポジションを考慮する必要がある
ホール・キッチン・レジなど、スタッフごとに対応できるポジションが異なります。新人スタッフだけの時間帯ができてしまうと現場が回らなくなるため、経験者と新人のバランスを見ながらシフトを組む必要があります。
急な欠勤や店舗間応援が発生する
体調不良などによる当日欠勤は避けられません。代わりのスタッフを探す連絡や、多店舗展開している場合は近隣店舗からの応援調整も、店長の業務負担を大きくする要因です。
労働時間・休憩・休日も確認する必要がある
シフトを組む際は、希望や必要人員だけでなく、法定労働時間・休憩時間・休日・契約時間の範囲に収まっているかどうかも確認する必要があります。手作業での確認は漏れが起きやすく、担当者の負担も大きくなります。
シフト管理システムでできること
シフト管理システムを導入すると、シフト作成前後の一連の業務を一つの画面で管理できるようになります。主な機能を紹介します。
希望シフトの収集
スタッフがスマートフォンから希望勤務日・希望休・希望時間帯を入力し、そのままシステムに反映されます。紙やLINEでのやり取りが減り、転記漏れを防ぎやすくなります。
シフト案の作成
収集した希望・必要人員・労働時間の上限などの条件を設定すると、シフト案を自動生成できる製品が多くあります。生成された案はあくまで叩き台で、最終的な確認・微調整は店長など管理者が行うのが基本です。
不足人員の可視化
曜日・時間帯ごとに必要人員と充足状況を一覧で確認できます。人手が不足しがちな時間帯を事前に把握できるため、募集や応援の手配を早めに進められます。
欠員募集と応援依頼
当日欠勤が発生した場合、対応可能なスタッフへ一斉に募集通知を送れる機能があります。一人ずつ電話をかける必要がなくなり、欠員対応のリードタイム短縮につながる可能性があります。
スタッフへの確定通知
確定したシフトはアプリやWeb画面でスタッフ本人に通知されます。紙の掲示や個別連絡が不要になり、確認漏れを防ぎやすくなります。
勤怠・給与システムとの連携
製品によっては、シフト（勤務予定）と実際の出退勤記録、給与計算システムとをAPIやCSVで連携できます。二重入力を減らせるかどうかは、導入前に必ず確認したいポイントです。
人件費や配置状況の確認
店舗別・時間帯別の人件費見込みや配置状況を集計できる製品もあります。本部側で複数店舗の状況を横断的に把握しやすくなります。
スマホから希望勤務日・希望休を入力し、そのままシステムに反映
希望・必要人員・労働時間の条件を設定するとシフト案を自動生成
曜日・時間帯ごとの必要人員と充足状況を一覧で確認
当日欠勤時、対応可能なスタッフへ一斉に募集通知を送信
確定したシフトをアプリ・Web画面でスタッフ本人に通知
出退勤記録・給与計算システムとAPIやCSVで連携
店舗別・時間帯別の人件費見込みや配置状況を集計
システム化する業務範囲を決める
シフト管理システムの導入を検討する際、最初に決めるべきは「どこまでをシステムに載せるか」です。範囲を広げるほど効果は大きくなりますが、導入の負荷も上がります。次の5つの単位で切り分けて考えると整理しやすくなります。
- 希望シフトの収集（LINE・紙・口頭からの置き換え）
- シフト案の作成と調整
- 確定シフトの通知と共有
- 当日欠勤時の欠員募集・店舗間応援の調整
- 勤怠実績との突合、給与システムへの連携
最も効果が出やすいのは、多くの場合「希望シフトの収集」と「確定シフトの通知」です。転記作業がなくなり、連絡の往復も減るためです。一方、勤怠・給与連携まで含めると連携開発が必要になり、費用と期間が大きく変わります。まず収集と通知だけを置き換え、定着してから範囲を広げるという進め方も現実的な選択肢です。
導入の進め方
多店舗で展開する場合、最初から全店舗へ同時導入するのではなく、1店舗でのパイロット運用を経てから横展開する進め方が一般的です。パイロット店舗では、実際の希望シフト収集からシフト確定までを一巡させ、現場から出た「使いにくい点」を設定や運用ルールで潰しておきます。
パイロット期間や全店展開までの期間は、店舗数・スタッフの習熟度・既存システムとの連携範囲によって大きく変わります。とくにスタッフの入れ替わりが多い時期を避けることと、繁忙期に切り替えを重ねないことが、定着を左右します。
効果測定に使うKPIと、その測り方
シフト管理システムの効果は、「便利になった」という感覚ではなく数値で確認します。導入前の数値を測っていないと、効果が出たかどうかを判定できません。検討を始めた段階で、次の4つを1〜2ヶ月測っておいてください。
| KPI | 測り方 | 何がわかるか |
|---|---|---|
| シフト作成・調整の所要時間 | 店長が希望収集からシフト確定までに使った時間を、1ヶ月分記録する（感覚値ではなく実測） | 人件費に換算できる工数。最も大きい効果項目になりやすい |
| 欠員対応にかかった時間と回数 | 当日欠勤の発生件数と、代替スタッフを確保するまでに要した連絡時間 | 一斉募集機能でどれだけ短縮できるかの基準値 |
| シフト確定までの日数 | 希望提出の締切日から、スタッフに確定シフトが届くまでの日数 | スタッフの予定が立てやすくなるか。定着率にも影響する |
| シフト関連の問い合わせ件数 | 「自分のシフトはどうなっているか」等の連絡件数を数える | 共有の手間。通知機能で減らせる部分 |
費用対効果を自社の数字で試算する方法
本記事では、費用や効果の金額の目安は示しません。シフト管理システムの価格は店舗数・ユーザー数・連携範囲で大きく変わり、削減できる時間も現在の運用方法によってまったく異なるためです。他社の削減率を自社に当てはめても、判断材料にはなりません。代わりに、上で測ったKPIから効果を計算する式を示します。
時間価値の計算
削減できた時間を金額に換算する式は次のとおりです。
時間価値 ＝ 1人当たりの月間削減時間 × 対象人数 × 1時間当たりの人件費相当額
削減時間には、導入前に実測したシフト作成・調整の所要時間から、導入後に残ると見込まれる時間（確認と最終調整の時間）を差し引いた値を入れます。シフト作成が完全になくなるわけではない点に注意してください。
時間価値をそのまま「利益が増える額」と考えないでください
店長が固定給や固定残業代で働いている場合、シフト作成の時間が減っても給与支出は減りません。時間価値の試算は「支出の削減」ではなく「業務余力の創出」を金額に換算したものです。
この余力を接客・スタッフ教育・売上分析といった売上に結びつく業務に実際に振り向けられるのか、それとも単に残業が減るだけなのかによって、経営上の意味は変わります。稟議では「何に使える時間が生まれるか」までセットで説明すると、判断がぶれにくくなります。
回収期間の計算
単純回収期間 ＝ 初期費用 ÷（月間の効果額 － 月額利用料）
初期費用には、初期設定費用や連携開発費だけでなく、導入準備にかかる社内工数（スタッフマスタの整備、研修、パイロット運用中の二重管理）も人件費換算で加えてください。見積書には現れない費用ですが、実際には発生します。
月間の効果額に「時間価値」を全額入れると回収期間は短く出ますが、前述のとおりそれは支出の削減ではありません。保守的に見るなら、残業代が実際に減る分など、支出として減る金額だけで回収期間を計算してください。それでも投資を上回るなら、業務余力の創出は上振れ要因として考えればよい、という順序をおすすめします。
シフト管理システムの主な費用
シフト管理システムの費用は、導入方法によって大きく異なります。代表的な費用の考え方を整理します。
| 導入方法 | 費用の考え方 | 注意点 |
|---|---|---|
| 既存SaaS | 月額数千円〜、店舗数・人数課金等 | 初期設定、オプション費用を確認 |
| 導入支援付きSaaS | 初期設定・移行・研修費用が追加 | 支援範囲を確認 |
| ノーコード・ローコード | 数十万円〜 | ライセンス・保守費用が必要 |
| 独自開発 | 数十万円〜数百万円以上 | 要件、連携、権限、保守で変動 |
| 勤怠・給与連携 | 個別見積の場合が多い | API、CSV、認証方式を確認 |
具体的な金額は製品・要件によって幅があるため断定できませんが、実際に検討する際は、以下の費用項目に分けて見積もりを取ることをおすすめします。
初期設定費用
アカウント発行、店舗・スタッフ情報の登録、初期研修などにかかる費用です。店舗数やスタッフ数が多いほど増える傾向があります。
月額利用料
多くのSaaS型サービスは、店舗数・利用人数に応じた月額課金となっています。オプション機能を追加すると加算される場合もあります。
ユーザー数・店舗数による課金
店舗数や利用スタッフ数の増加に応じて費用が変動する料金体系が一般的です。将来的な店舗拡大も見据えて、課金体系を確認しておくと安心です。
勤怠・給与システム連携費用
既存の勤怠・給与システムとAPIやCSVで連携する場合、個別の設定費用が発生することがあります。連携範囲や対応可否は製品によって異なるため、事前確認が欠かせません。
独自開発費用
既存SaaSでは対応できない独自ルールや基幹システム連携が多い場合、独自開発を検討することもあります。要件によって費用は数十万円〜数百万円以上と幅があり、正式には見積もりが必要です。
保守・運用費用
SaaSの場合はサービス提供会社が保守を担いますが、独自開発の場合は開発会社や自社で保守体制を用意する必要があります。導入後の保守費用も含めて比較することが重要です。
既存SaaSと独自開発の違い
シフト管理システムを検討する際は、既存SaaSを使うか、独自に開発するかという選択肢があります。それぞれの特徴を比較します。
| 比較項目 | 既存SaaS | 独自開発 |
|---|---|---|
| 導入期間 | 比較的短い | 要件により長い |
| 初期費用 | 比較的抑えやすい | 高くなりやすい |
| 月額費用 | 店舗数・人数等で課金 | 保守費用が必要 |
| 標準機能 | すぐ利用可能 | 個別開発が必要 |
| 独自業務への対応 | 制限がある | 対応しやすい |
| 勤怠・給与連携 | 製品仕様による | 個別に設計可能 |
| 将来の拡張 | 製品仕様の範囲内 | 比較的自由 |
| 保守 | サービス提供会社 | 開発会社・自社 |
| データ移行 | 出力制限に注意 | 設計次第 |
| 向いている企業 | 標準業務が中心 | 独自ルールや連携が多い |
SaaSが向いているケース
標準的な勤務体系で運用しており、特別な連携要件が少ない場合は、既存SaaSで十分対応できることが多いです。初期費用を抑えて早く始めたい場合にも向いています。
独自開発が向いているケース
独自の勤務ルール、基幹システムとの深い連携、多店舗特有の応援体制など、既存SaaSでは対応しきれない要件がある場合は、独自開発を検討する価値があります。
段階的に導入する方法
最初から独自開発を選ぶ必要はありません。まず既存SaaSで運用を試し、対応しきれない部分が明確になった時点で、ノーコード・ローコードや独自開発による部分的なカスタマイズを検討する進め方もあります。一律に独自開発を勧めるのではなく、自社の業務内容に合わせて選ぶことが重要です。
シフト管理システムの選び方
製品を比較する際に確認しておきたいポイントを紹介します。
店舗数・スタッフ数
自社の店舗数・スタッフ数の規模に対応できるか、料金体系が見合っているかを確認します。
スマートフォン対応
スタッフが日常的に使うため、スマートフォンでの操作性は重要な確認ポイントです。
権限管理
店舗管理者、本部、スタッフ、システム管理者など、役割に応じた権限を分けられるかを確認します。
勤怠・給与システムとの連携
既存の勤怠管理・給与システムとAPIやCSVで連携できるかどうかは、二重入力の解消に直結する重要な確認事項です。
店舗間応援への対応
多店舗運営の場合、所属店舗以外への応援勤務を管理できるかどうかも確認しておきたいポイントです。
API・CSV入出力
他システムとのデータ連携やデータ移行のしやすさは、API・CSV入出力の対応状況によって左右されます。
サポート体制
導入時の設定サポートや、トラブル発生時の問い合わせ対応の体制も比較材料になります。
料金体系
初期費用・月額費用・オプション費用の内訳を確認し、将来の店舗拡大時にどう変動するかも見ておくと安心です。
導入前に確認したい労務管理上の注意点
シフト管理システムを導入しても、労働時間、休憩、休日、年次有給休暇、時間外労働などの管理責任がなくなるわけではありません。実際の設定や運用は、就業規則、雇用契約、労働関係法令に合わせて確認する必要があります。詳細な判断が必要な場合は、社会保険労務士など専門家への確認をおすすめします。
労働時間と時間外労働
原則として1日8時間・週40時間の法定労働時間の範囲でシフトを組む必要があります。これを超える場合は時間外労働として扱われるため、システム上でも上限を意識した設定が必要です。
休憩時間
労働時間が6時間を超える場合は45分以上、8時間を超える場合は1時間以上の休憩を与える必要があります。シフト作成時に休憩の付与漏れがないか確認する仕組みが望まれます。
休日・有給休暇
法定休日の確保や、スタッフごとの有給休暇の取得状況も、シフトと合わせて管理しておきたい項目です。
シフトの確定・変更ルール
一度確定したシフトをどのようなルールで変更できるか、社内で明確にしておくことがトラブル防止につながります。
システムと実際の勤務時間の整合
シフト（勤務予定）と実際の出退勤記録が一致しているかどうかは、給与計算の正確性に直結します。乖離が発生していないか、定期的な確認が必要です。
人員不足対策とAI活用における注意点
シフト管理システムの基盤が整ったあと、データ分析やAIを活用することで、欠員対応をさらに効率化できる可能性があります。ただし、活用方法には注意が必要です。
有効なアプローチの一つが、過去のシフト・欠員データを店舗別・曜日別・時間帯別に分析し、人員不足が起きやすい時間帯を把握する方法です。あらかじめ応援体制や募集枠を調整しておくことで、当日の欠員対応そのものを減らせる可能性があります。
一方で、スタッフ個人ごとの欠勤リスクをAIでスコアリングし、欠勤しそうな人を予測してシフトから外すといった個人単位の運用は推奨しません。プライバシー、公平性、誤判定、人事評価への影響など、複数のリスクがあるためです。AIやデータ分析を勤務配分や人事判断に利用する場合は、公平性・プライバシー・透明性に配慮し、AIだけで従業員に不利益な判断を行わない運用が必要です。最終的な判断は、必ず人間が行う設計にしてください。
導入で失敗しやすいポイント
現在の業務フローを整理せず導入する
紙やExcelの項目をそのままシステムへ移すだけでは、非効率な運用が残ってしまう可能性があります。導入前に現在の業務フローを見直すことが重要です。
自動作成に期待しすぎる
スキル、希望、相性、教育、繁閑など、完全自動化が難しい条件は数多くあります。自動生成はあくまで叩き台とし、最終確認は管理者が行う設計にしてください。
現場スタッフへの説明が不足する
希望提出の方法が変わるため、マニュアルや説明会、問い合わせ窓口を用意しないと、現場での定着が進みにくくなります。スマートフォンを使い慣れていないスタッフには、代理入力や紙との一時併用、店舗端末の設置など、段階的な移行方法も検討してください。
勤怠データと連携できない
シフト管理システムと勤怠・給与システムが連携できず、二重入力が残ってしまうと、期待した業務削減効果が出にくくなります。導入前の連携確認が欠かせません。
KPIを決めず効果測定できない
導入後のKPIを決めていないと、効果を正しく測定できず、システムが定着しないまま形骸化してしまう可能性があります。次章のKPI例を参考に、事前に指標を決めておくことをおすすめします。
紙やExcelの項目をそのまま移すだけでは非効率な運用が残る
スキル・希望・相性など完全自動化が難しい条件は多い
マニュアルや説明会、問い合わせ窓口がないと定着が進みにくい
二重入力が残り、期待した業務削減効果が出にくくなる
効果を正しく測定できず、システムが形骸化してしまう
効果測定では、残業時間だけを見るのではなく、以下のような指標を組み合わせて確認することが望まれます。
- 希望シフトの回収時間
- シフト案の作成時間
- シフト確定までの日数
- シフト修正回数
- 希望の転記漏れ
- 欠員募集にかかる時間
- 店長の時間外労働
- スタッフのシステム利用率
- シフト提出期限の遵守率
- 店舗間応援の成立件数
- 人件費予算と実績の差
- システム導入前後の問い合わせ件数
飲食店のシフト管理システムに関するFAQ
Q. 飲食店のシフト管理システムにはどのような機能がありますか？
希望シフト収集、シフト案作成、欠員の可視化、応援募集、スタッフ通知、勤怠・給与連携、人件費予測、店舗別管理などの機能があります。製品によって対応範囲は異なります。
Q. Excelでのシフト管理から移行するメリットは何ですか？
希望の転記を減らせる、複数店舗で共有しやすい、スマートフォンから提出・確認できる、変更履歴を残せる、欠員状況を把握しやすいといったメリットがあります。ただし、スタッフ数が少ない小規模店舗では、Excelのままでも十分に運用できる場合があります。
Q. シフトは完全に自動作成できますか？
自動作成機能を持つ製品はありますが、希望・スキル・労働時間・必要人数などの条件を設定して生成する形が一般的です。例外条件が多い現場では完全自動化が難しく、最終確認は管理者が行うことをおすすめします。
Q. 勤怠管理システムとの違いは何ですか？
シフト管理は勤務予定を作るためのシステムで、勤怠管理は実際の出退勤を記録するシステムです。両方を連携させることで、二重入力を減らしやすくなります。
Q. シフト管理システムの費用はいくらですか？
SaaS・人数・店舗数・機能・連携範囲によって異なります。初期設定やデータ移行費用が必要な場合もあり、独自開発の場合は要件により数十万円〜数百万円以上になることもあります。正式な金額は見積もりが必要です。
Q. 既存サービスと独自開発のどちらがよいですか？
標準的な運用であれば既存SaaSが選択肢になります。独自ルールや基幹連携、多店舗特有の運用がある場合は独自開発も検討対象です。まずSaaSで試し、必要に応じて個別開発を検討する方法もあります。
Q. スマートフォンを持っていないスタッフがいる場合はどうすればよいですか？
店舗端末の設置、管理者による代理入力、紙提出との一時併用、段階的な移行などの方法があります。全スタッフが一斉に切り替わることを前提にしない設計がおすすめです。
Q. 多店舗間の応援勤務にも対応できますか？
製品によります。店舗横断でスタッフを管理できるか、所属店舗・応援可能店舗・移動時間・スキルなどを管理できるかを事前に確認してください。
Q. AIでシフトを自動作成する際の注意点はありますか？
AIの提案をそのまま確定しないこと、労働時間・休憩・休日を必ず確認すること、個人に不利益な判断をAIだけで行わないことが重要です。最終判断は必ず人間が行ってください。
Q. システム導入前に準備することは何ですか？
現在のシフト作成方法、スタッフ属性、必要人数、スキル条件、希望提出ルール、勤怠・給与連携の有無、導入目的とKPIを整理しておくと、製品選定や導入準備がスムーズに進みます。
まとめ
飲食店・多店舗事業者のシフト管理は、希望収集、繁閑差への対応、急な欠員対応、労務管理上の確認など、複数の要因が重なって複雑になりやすい業務です。シフト管理システムを導入することで、希望シフトの収集、シフト案の作成、欠員対応、勤怠・給与連携などを効率化できる可能性がありますが、効果の大きさは店舗数・スタッフ数・現在の運用方法によって異なります。
重要なのは「ツールを導入すれば自動的に解決する」と考えないことです。現在の業務フローを整理し、小規模なパイロット運用で検証しながら、段階的に展開していくプロセスが、現場への定着につながります。あわせて、労働時間・休憩・休日といった労務管理上の責任は、システム導入後も引き続き自社で担う必要がある点にも注意してください。
シフト管理アプリの導入は、店長の残業削減だけを目的にするのではなく、接客・教育・売上改善といった本来注力すべき業務に時間を再配分するための手段として捉えることが、飲食店のDXを進めるうえで重要です。
株式会社アイ・エス・プライムでは、群馬県・桐生市を拠点に、飲食店・サービス業向けの業務システム開発、既存SaaSの選定支援、ノーコード・ローコードによる業務改善のご相談を承っています。中小企業DXや人手不足対策としてのシステム化にも対応していますので、飲食店の業務効率化や人手不足でお悩みの場合は、まずは現在のシフト管理方法をお聞かせください。
